Neues Datenschutzgesetz: Herausforderungen und Lösungen in der Immobilienbranche

Das neue Datenschutzgesetz (nDSG) ist eine Angleichung an bereits erfolgte internationale Entwicklungen wie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und betrifft alle Organisationen und Wirtschaftszweige der Schweiz. Es muss ab dem 1. September 2023 angewendet werden. Es stellt klar eine Verschärfung gegenüber der bisherigen Praxis im Umgang mit Personendaten dar.

Wie sollen Immobilienunternehmen mit dem neuen Gesetz umgehen? Eine Gruppe von Mitgliedern des Vereins The Branch wollte einerseits die Erfahrungen aus dem Ausland nutzen und andererseits Hilfsmittel bereitstellen, welche die Umsetzung des nDSG für alle in der Branche praxistauglich und verhältnismässig machen. Damit nicht jede und jeder das Rad für sich selbst neu erfindet, haben sich Immobilien-Eigentümer, Entwickler, ERP- und Plattformanbieter mit Juristen zusammengetan und einen Standard für den sogenannten "Auftrag zur Datenbearbeitung" (ADB+) entwickelt. Gleichzeitig wurden Partnerschaften mit weiteren Verbänden im Immobilienbereich angestrebt, welche ebenfalls aktiv an Lösungen arbeiten. Ab Januar 2022 stehen damit die folgenden Hilfsmittel zur Verfügung:

SVIT-Branchenempfehlung zum DSG

In der SVIT-Branchenempfehlung wird das nDSG kurz erklärt und anschliessende für die Immobilienwirtschaft spezifisch aufgezeigt, welche Geschäftsprozesse und Daten von den Neuerungen im Gesetz betroffen sind. Für die Umsetzung wird ein konkretes Vorgehen in 10 Schritten beschrieben.

ADB+: Ein Standard von The Branch Do Tank für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen

Das nDSG legt ein besonderes Augenmerk auf die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen. Wenn Personendaten zur Bearbeitung ausgetauscht werden, besteht die Verpflichtung zum Abschluss eines «Auftrags zur Datenbearbeitung» (ADB). Solche Auftragsbeziehungen kommen in der Immobilienwirtschaft sehr häufig vor. Sie können sowohl die Zusammenarbeit mit Softwarehäusern oder auch die Arbeitsteilung zwischen Eigentümern, Bewirtschaftern und Vermarktern betreffen. Für diese Fälle wurde der ADB+ Standard für die Immobilienwirtschaft entwickelt. Der ADB+ Standard umfasst einen Mustervertrag sowie alle notwendigen Beilagen zur richtigen Umsetzung der Vorgaben aus dem nDSG.  

Seitens The Branch Do Tank hoffen wir, dass der Standard in der Immobilienbranche eine möglichst weite Verbreitung und damit allgemeine Akzeptanz findet. Dies steigert die Effizienz und senkt die Kosten für alle Beteiligten drastisch. Anwender müssen den ADB nicht selbst entwerfen. Und sie können mit jedem Partner dieselbe Vorlage verwenden, d.h. sie sparen bei jeder Vertragsbeziehung und bei jedem Update nochmals Zeit und Geld.

Der ADB+ Standard wird begleitet von einer separaten Anleitung, welche die Anwendung Schritt für Schritt erklärt. 

Anleitung zum ADB+ / ADB+ -Paket: Registrierung für Email-Zustellung

The Branch empfiehlt den Unternehmen, sich im Verlaufe von 2023 mit der nDSG-Materie vertraut zu machen.  Je nach Unternehmensgrösse sollte das nDSG in wenigen Tagen zu bewältigen sein. Die Auslegung des Gesetzes durch Bund und Behörde ist teilweise noch offen. Wir erwarten nicht, dass die Immobilienbranche primär im Fokus stehen wird, weil die Zahl der potenziell heiklen Themen hier gering ist. Das nDSG sollte deshalb aber nicht ignoriert, sondern angemessen umgesetzt werden. 

Wir verfolgen die Entwicklung weiter. Bei Bedarf aktualisieren oder ergänzen wir die Materialien. Dank der der Registrierung können wir die Anwender zeitnah informieren.